À l’heure du presque tout numérique, il devient essentiel de pouvoir également signer numériquement des documents administratifs et professionnels tels que des contrats ou des devis. Cet article vous dévoile comment mettre en place une signature électronique.
Mettre en place signature électronique
Avant de montrer comment faire une signature électronique, il est essentiel de donner des détails. Premièrement, la signature électronique n’est pas qu’un équivalentnumérique de la signature manuscrite : il ne suffit pas de signer sur un écran tactile ou scanner votre signature personnelle. Le procédé qui permet de générer, puis de se servir d’une signature électronique, est bien plus complexe.
La valeur juridique d’une signature électronique n’est valable que si elle remplit deux conditions : l’identité du signataire doit être vérifiable par un certificat, et cette signature doit être apposée par un outil spécifique qui permet d’engager le signataire et de garantir l’intégrité du document signé.
Ce n’est qu’une fois le certificat ad hoc en votre possession, et l’accès à une plateforme sécurisée assuré, que vous pouvez signer vos documents dématérialisés.
Les cas où la signature électronique est utilisée
La signature numérique permet de signer tous types de documents, dès lors qu’ils sont dématérialisés : contrat, facture, fiche de paie, bon de commande, devis, note interne, réponse à un appel d’offres, etc.
Une fois la pratique maîtrisée, ce procédé devient pratique, et la signature devient facile à apposer. Elle peut être utilisée dans tous les cas de figure tel que dans le cadre de la transformation numérique d’une entreprise. La signature peut-être également utilisée dans tous les domaines d’activité, surtout quand l’engagement est nécessaire comme à la banque ou chez une assurance.
Il existe des cas où les professionnels n’ont parfois pas d’autres éventualités : les réponses aux appels d’offres des marchés publics doivent être signées, ce qui contraint les participants à se doter d’un certificat numérique.
Les bénéfices de la signature électronique
Le gain de temps : Une signature électronique se fait en un instant et en quelques clics, alors qu’une signature manuscrite peut prendre du temps, parfois des semaines si les signataires ne sont pas sur place.
La facilité d’utilisation : Vous signez en quelques clics, l’accès à la plateforme de signature et son utilisation sont aussi simples que possible.
La simplification des échanges : Dès lors que vous savez comment faire une signature électronique, vous pouvez traiter en toute simplicité avec des intervenants installés à des milliers de kilomètres de distance, et signer tous les documents indispensables en toute sécurité.
La réduction des coûts : Vous éliminez du processus de signature toutes les démarches physiques coûteuses (impression des documents, transmission par courrier ou par coursier…), et le gain de temps à lui seul vous permet de faire de belles économies.
La sécurité : La signature électronique est infalsifiable, inaltérable, irrévocable et non-réutilisable. De plus, elle ne permet pas seulement d’identifier le signataire de façon certaine : elle garantit l’intégrité du document en le scellant au moment où le signataire donne son consentement. Ce qui la rend bien plus sûre que la signature manuscrite.
